O que é eSocial? Como funciona e para que serve a ferramenta?

Descubra o que é eSocial e porque ele é tão importante para a sua empresa

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Você sabe o que é eSocial e como utilizá-lo? Essa é uma dúvida muito comum das empresas atualmente, apesar da plataforma ter sido criada em 2014.

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Esse projeto do Governo Federal tem como principal objetivo digitalizar o envio das informações fiscais e trabalhistas das empresas.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos falar mais sobre o eSocial e tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.

o que é esocial?

O que é eSocial?

O sistema é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e que faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Esse projeto deve modernizar e inovar processos que envolvem obrigações fiscais, e, assim, reduzir a burocracia presente no setor empresarial.

Ele une diversos órgãos federais, além de organizações e colaboradores.

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O programa, que vai permitir que um conjunto de informações seja enviado para um único lugar, o Ambiente Nacional do eSocial, será obrigatório para pessoas jurídicas (incluindo MEI) e pessoas físicas que tenham empregados domésticos.

Isso significa que quem possui um empregado deverá adotar o eSocial para cumprir com obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Desse modo, o sistema poderá substituir processos burocráticos, já que irá centralizar o envio de dados, o que é essencial para diminuir erros e perda de informações.

Sendo assim, ao definir o que é eSocial, podemos dizer que essa ferramenta irá consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista de um negócio em um único envio.


Quais obrigações fazem parte do eSocial?

Há várias obrigações que devem ser feitas na plataforma:

·         GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

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·         CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

·         RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

·         LRE – Livro de Registro de Empregados;

·         CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;

·         CD – Comunicação de Dispensa;

·         CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

·         PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;

·         DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

·         DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

·         QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

·         MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

·         Folha de pagamento;

·         GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

·         GPS – Guia da Previdência Social.

·         PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

·         PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

Fonte: Contabilizei

esocial

Como preparar a empresa para o eSocial?

O ideal é começar a se preparar o quanto antes, para que assim, você tenha o tempo necessário para preencher informações e não cometer erros.

Veja algumas dicas para fazer essa transição com mais tranquilidade e eficiência:

• Documentação atualizada: comece com a separação dos documentos e registros dos funcionários, pois no sistema, deverá ser cadastrado o histórico de cada funcionário. Assim, é possível agilizar o processo.

• Certificado digital: o certificado digital, basicamente, é a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Esse tipo de assinatura eletrônica assegura a legalidade de operações feitas no ambiente digital. Na prática, funciona como um CPF ou CNPJ eletrônico.

• Conheça melhor o eSocial: para entender tudo sobre a plataforma, é muito importante que você analise todas as informações necessárias. Você pode fazer isso ao entrar no site do sistema.


O que muda com o eSocial?

Vários processos e sistemas serão afetados pelo projeto.

Com o eSocial, regras e processos atuais devem ser revisados, para garantir que todas as exigências estão sendo cumpridas.

Depois de revisar processos, é preciso analisar quais adequações serão feitas.


Quais são as principais vantagens do eSocial?

Mesmo com as dificuldades dos negócios em se adaptar ao eSocial, esse projeto pode trazer algumas vantagens para as partes envolvidas.

É que com essa plataforma, o governo vai receber esses dados de forma unificada e padronizada.

Em relação as principais vantagens, podemos citar:


Fornecimento de dados em um único local

A centralização de dados é importante para o controle de informações.

Como as informações dos trabalhadores estarão presentes em uma única plataforma, o eSocial vai facilitar o processo de envio das informações.


Simplicidade no envio e correção de informações

Ao centralizar o processo de envio, fica mais fácil controlar as informações enviadas.


Desburocratização

Não é novidade para ninguém que os processos empresariais podem ser extremamente burocráticos e complexos.

O eSocial irá ajudar na desburocratização.

Afinal, com a implementação do programa, o preenchimento de diversos formulários exigidos não será mais necessário, de forma que as informações fiscais serão emitidas em um único arquivo.


Segurança no armazenamento de dados

A segurança no armazenamento de dados também é outro ponto que merece atenção.

Qualquer falha de segurança, pode trazer prejuízos.

A boa notícia é que o eSocial irá oferecer mais segurança em relação ao processo de armazenamento de dados.


Quais as desvantagens do eSocial?

É importante lembrar que as multas são automáticas para as empresas que não cumprirem os prazos curtos do cronograma eSocial e a qualificação cadastral.

Além disso, estamos falando de algo que vai exigir uma nova forma de executar processos, o que exige mudanças e esforços na padronização de informações.

Pelo menos no começo, isso pode ser difícil para algumas empresas.


Multas

As empresas que ocultarem dados essenciais ou não cumprirem com o prazo de envio das informações, poderão pagar multas.

Por exemplo, uma empresa que não informar sobre uma nova admissão, pode ter que pagar uma multa de até R$ 6 mil por colaborador.

Em caso de reincidência, a multa será paga com acréscimo.

Esse é um dos motivos pelo qual é tão importante enviar informações de vínculo trabalhista de forma correta e dentro do prazo.

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Conclusão

Agora você já sabe o que é eSocial e como essa plataforma criada pelo Governo Federal, vai trazer mudanças no processo de envio e unificação de informações.

As empresas que não atualizarem ou omitirem alguma informação de vínculo trabalhista, poderão ser penalizadas com multas.

Por esse motivo, é fundamental manter todos os gestores e a equipe de RH atualizados sobre as mudanças.

Como é um processo relativamente novo e que pode passar por várias mudanças, é normal que pelo menos por enquanto, ele pareça complexo.

Porém, o eSocial irá simplificar diversos processos que antes eram muito mais burocráticos.

Dessa forma, tanto empregadores quanto funcionários poderão ser beneficiados.

Gostou de saber o que é eSocial? Aproveite e leia também👉 Como excluir certificado digital vencido?

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