O que é eSocial? Como funciona e para que serve a ferramenta?

Descubra o que é eSocial e porque ele é tão importante para a sua empresa

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Você sabe o que é eSocial e como utilizá-lo? Essa é uma dúvida muito comum das empresas atualmente, apesar da plataforma ter sido criada em 2014.

Esse projeto do Governo Federal tem como principal objetivo digitalizar o envio das informações fiscais e trabalhistas das empresas.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos falar mais sobre o eSocial e tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.

O que é eSocial?

O sistema é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e que faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Esse projeto deve modernizar e inovar processos que envolvem obrigações fiscais, e, assim, reduzir a burocracia presente no setor empresarial.

Ele une diversos órgãos federais, além de organizações e colaboradores.

O programa, que vai permitir que um conjunto de informações seja enviado para um único lugar, o Ambiente Nacional do eSocial, será obrigatório para pessoas jurídicas (incluindo MEI) e pessoas físicas que tenham empregados domésticos.

Isso significa que quem possui um empregado deverá adotar o eSocial para cumprir com obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Desse modo, o sistema poderá substituir processos burocráticos, já que irá centralizar o envio de dados, o que é essencial para diminuir erros e perda de informações.

Sendo assim, ao definir o que é eSocial, podemos dizer que essa ferramenta irá consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista de um negócio em um único envio.

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Quais obrigações fazem parte do eSocial?

Há várias obrigações que devem ser feitas na plataforma:

·         GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

·         CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

·         RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

·         LRE – Livro de Registro de Empregados;

·         CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;

·         CD – Comunicação de Dispensa;

·         CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

·         PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;

·         DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

·         DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

·         QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

·         MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

·         Folha de pagamento;

·         GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

·         GPS – Guia da Previdência Social.

·         PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

·         PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

Fonte: Contabilizei

Como preparar a empresa para o eSocial?

O ideal é começar a se preparar o quanto antes, para que assim, você tenha o tempo necessário para preencher informações e não cometer erros.

Veja algumas dicas para fazer essa transição com mais tranquilidade e eficiência:

• Documentação atualizada: comece com a separação dos documentos e registros dos funcionários, pois no sistema, deverá ser cadastrado o histórico de cada funcionário. Assim, é possível agilizar o processo.

• Certificado digital: o certificado digital, basicamente, é a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Esse tipo de assinatura eletrônica assegura a legalidade de operações feitas no ambiente digital. Na prática, funciona como um CPF ou CNPJ eletrônico.

• Conheça melhor o eSocial: para entender tudo sobre a plataforma, é muito importante que você analise todas as informações necessárias. Você pode fazer isso ao entrar no site do sistema.

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O que muda com o eSocial?

Vários processos e sistemas serão afetados pelo projeto.

Com o eSocial, regras e processos atuais devem ser revisados, para garantir que todas as exigências estão sendo cumpridas.

Depois de revisar processos, é preciso analisar quais adequações serão feitas.

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Quais são as principais vantagens do eSocial?

Mesmo com as dificuldades dos negócios em se adaptar ao eSocial, esse projeto pode trazer algumas vantagens para as partes envolvidas.

É que com essa plataforma, o governo vai receber esses dados de forma unificada e padronizada.

Em relação as principais vantagens, podemos citar:

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Fornecimento de dados em um único local

A centralização de dados é importante para o controle de informações.

Como as informações dos trabalhadores estarão presentes em uma única plataforma, o eSocial vai facilitar o processo de envio das informações.

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Simplicidade no envio e correção de informações

Ao centralizar o processo de envio, fica mais fácil controlar as informações enviadas.

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Desburocratização

Não é novidade para ninguém que os processos empresariais podem ser extremamente burocráticos e complexos.

O eSocial irá ajudar na desburocratização.

Afinal, com a implementação do programa, o preenchimento de diversos formulários exigidos não será mais necessário, de forma que as informações fiscais serão emitidas em um único arquivo.

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Segurança no armazenamento de dados

A segurança no armazenamento de dados também é outro ponto que merece atenção.

Qualquer falha de segurança, pode trazer prejuízos.

A boa notícia é que o eSocial irá oferecer mais segurança em relação ao processo de armazenamento de dados.

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Quais as desvantagens do eSocial?

É importante lembrar que as multas são automáticas para as empresas que não cumprirem os prazos curtos do cronograma eSocial e a qualificação cadastral.

Além disso, estamos falando de algo que vai exigir uma nova forma de executar processos, o que exige mudanças e esforços na padronização de informações.

Pelo menos no começo, isso pode ser difícil para algumas empresas.

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Multas

As empresas que ocultarem dados essenciais ou não cumprirem com o prazo de envio das informações, poderão pagar multas.

Por exemplo, uma empresa que não informar sobre uma nova admissão, pode ter que pagar uma multa de até R$ 6 mil por colaborador.

Em caso de reincidência, a multa será paga com acréscimo.

Esse é um dos motivos pelo qual é tão importante enviar informações de vínculo trabalhista de forma correta e dentro do prazo.

Conclusão

Agora você já sabe o que é eSocial e como essa plataforma criada pelo Governo Federal, vai trazer mudanças no processo de envio e unificação de informações.

As empresas que não atualizarem ou omitirem alguma informação de vínculo trabalhista, poderão ser penalizadas com multas.

Por esse motivo, é fundamental manter todos os gestores e a equipe de RH atualizados sobre as mudanças.

Como é um processo relativamente novo e que pode passar por várias mudanças, é normal que pelo menos por enquanto, ele pareça complexo.

Porém, o eSocial irá simplificar diversos processos que antes eram muito mais burocráticos.

Dessa forma, tanto empregadores quanto funcionários poderão ser beneficiados.

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